第一步，進入Word界面

第二步，頁面設置

從“文件”欄中單擊“頁面設置”，彈出選項，在“頁邊距”欄中選擇“上：37mm;下：35mm;左：28mm;右：26mm”。在“紙張”欄中選擇“紙型：A4;寬度：210mm;高度：297mm”。在“版式”欄選擇“奇偶頁不同：√;頁眉：15mm;頁腳：28mm”。

第三步，發文字號

如果是下行文，則將光標移至頁面103mm位置(在word界面的下面顯示有“位置：X X”字樣，光標上下移動，“位置”數據會跟著變化)，用3號仿宋輸入內容居中即可;如果是上行文，則將光標移至頁面158mm位置，左空1字用3號仿宋輸入發文字號，然后右空1字用3號仿宋輸入“簽發人”加全角冒號，后用3號楷體輸入簽發人姓名;如果是平行文，則將光標移至55 mm處，對齊頁面右邊輸入發文字號。下行文、上行文、平行文(函)發文字號位置是由《國家行政機關公文格式》和《國家行政機關公文處理辦法》的規定決定的，公文用紙為A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm。因發文字號位于發文機關標識下空2行位置(按3號仿宋字高度約為20mm)，加之下行文和上行文要留出天頭37mm，下行文發文機關標識距版心上邊緣25 mm(上行文為80 mm)，發文機關標識高度21mm(高限22mm)，故下行文發文字號的位置應為37+25+21+20=103mm處，上行文發文字號的位置應為37+80+21+20=158mm處;而平行文(函)按規定發文機關上邊緣距上頁邊30mm，發文機關標識高度21mm，發文機關標識下邊緣4mm處有武文線(上粗下細)，故平行文(函)發文字號的位置應為30+21+4=55mm處。

第四步，標題

在發文字號后空兩行位置用2號小標宋簡體字輸入內容，并進行段落調整。可選定標題后，點擊鼠標右鍵，彈出對話框，單擊“段落”，再彈出一個對話框，選擇“行距：固定值;設置值：40磅”(即以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行)。

第五步，主送機關

標題后下空一行位置頂格，用3號仿宋字輸入主送機關內容。如果主送機關不止一行則第二行同樣頂格。

第六步，正文

在主送機關下一行空2個字位置，用3號仿宋輸入正文內容。

第七步，附件

公文如有附件，則在正文之后空一行并空2個字位置用3號仿宋字標識附件，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼。如“附件：1.X X X X”。附件名稱后不用標點符號。裝訂在正文中的附件還應在左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，這里的“附件”后不能用冒號。

第八步，成文日期。在附件后(無附件則在正文后)空3行位置(如果是辦公室文件則空2行即可)輸入成文日期，但須右空4個字。可采用插入辦法，單擊word“插入”，選擇并點擊“日期和時間”，彈出對話框，選擇“語言：中文(中國);可用格式：二〇〇六年X月X日”。

第九步，附注

在成文日期下一行空2字位置，用3號仿宋輸入附注內容，同時將附注內容用小括號“()”括上。如回復提案、議案、人大代表建議，以及請求等，需采用附注方式標注聯系人及聯系電話，中間空1個字但不用標點符號。

第十步，正文段落調整

將全部正文選定，用調整標題行距的辦法進行正文段落調整，但正文的設置值為28磅(即以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行)。

第十一步，印刷版記

位于公文的最后，且在最后一頁的底端。首先用3號黑體輸入“主題詞”，并加全角冒號，然后用3號小標宋簡體輸入詞目，每個詞目間空1個字的位置。在主題詞下一行左空1個字位置用3號仿宋輸入“抄送”，后加全角冒號，然后輸入抄送單位，抄送單位之間用逗號隔開，最后用句號結束，如果抄送單位不只一行，則對齊第一個抄送單位的位置排列。在抄送機關下一行空1字位置用3號仿宋輸入印發機關;在同一行右空1字用3號仿宋輸入阿拉伯印刷日期。每項內容之間用反線隔開，最后一項內容下面同時要加上反線，反線的長度同版心寬度。

第十二步，設定頁碼

首先從“插入”欄中單項擊“頁碼”，彈出選項，選擇“位置：頁面底端;首頁顯示頁碼：√”。然后，單擊“格式”，彈出“頁碼格式”對話框，在“數字格式”欄選擇“- 1 -”格式。最后，雙擊顯示的頁碼，選定后選4號白體字，同時，將奇數頁右空1個字的位置，將偶數頁左空1個字的位置。

還要注意一點，在每個對話框結束之后須點擊“確定”，否則選項無效。